Jak wynika z raportu „2022 Job Seeker Nation Report” Jobvite, blisko połowa zatrudnionych (spośród ankietowanych) aktywnie szuka nowej pracy. Co więcej, aż 30% nowych pracowników odeszło z firmy w ciągu pierwszych 3 miesięcy od daty ich zatrudnienia. Połowa z nich jako powód rezygnacji wskazała, że ich rzeczywiste obowiązki różniły się od oczekiwanych. Skuteczne zmniejszenie poziomu rotacji w organizacji, szczególnie w pierwszym roku, jest jednak możliwe. Autorzy wskazanego raportu potwierdzają, że kluczowe znaczenie mają dobre doświadczenia nowozatrudnionych w związku z onboardingiem pracowników. Na czym polega proces onboardingu? Wyjaśniamy!
Onboarding pracowników – co to jest?
Onboarding pracowników to całość działań mających na celu wdrożenie nowej osoby do firmy. Znając tę definicję, w pierwszej kolejności można pomyśleć: ok, czyli onboarding to po prostu przeszkolenie rąk do pracy – coś, co dzieje się w każdej firmie. W rzeczywistości jednak proces ten sięga zdecydowanie dalej. Obejmuje bowiem nie tylko wskazanie nowej osobie, gdzie znajdzie toaletę, kierownika i sprzęty potrzebne do wykonywania jego obowiązków czy objaśnienie, czym będzie się zajmował. To również wiele innych aspektów dotyczących między innymi kultury organizacyjnej w firmie.
Największe znaczenie ma nie tyle samo przeprowadzenie onboardingu, co jego dobre wykonanie. Proces adaptacji pracownika w nowej firmie powinien trwać co najmniej kilka tygodni, a najlepiej trzy miesiące. To czas, który pozwoli zatrudnionemu poczuć się odpowiednio pewnie na swoim stanowisku i zespole, a pracodawcy – dokładnie objaśnić mu zasady panujące w firmie czy zakres jego obowiązków.
· Z czego składa się proces onboardingu?
Dobrze przeprowadzony onboarding pozwoli pracownikowi pewnie poruszać się po firmie, jej systemach wewnętrznych, procedurach czy strukturze oraz wykonywać zlecone mu zadania z poczuciem, że naprawdę wie, co robi. Ewentualnie sprawi, że będzie wiedział, kogo poprosić o pomoc lub dodatkowe objaśnienie, w razie, gdyby któryś z obowiązków wciąż sprawiał mu kłopot.
Proces onboardingu pracowników w ciekawy sposób opisała profesor Talya N. Bauer (Uniwersytet Stanowy Portland). Stworzyła tak zwaną metodę 4 C, dzielącą wdrożenie nowej osoby na cztery kategorie:
- Compliance (procedury) – krok, w którym pracownik poznaje firmowe systemy komputerowe, regulaminy wewnętrzne, zasady BHP czy składania wszelkiego rodzaju wniosków.
- Clarification (wyjaśnienie) – obejmuje wszystkie działania związane ze wdrożeniem nowozatrudnionego w jego nowe obowiązki. To zatem szkolenia merytoryczne, zlecenie pierwszych zadań (próbnych i „prawdziwych”), przeprowadzanie testów czy quizów, a także objaśnienie, jakie znaczenie dla organizacji oraz klientów będzie miała wykonywana przez niego praca. Ten ostatni element jest niezwykle istotny. Jednym z najczęstszych powodów niezadowolenia pracowników z ich stanowiska, a w rezultacie również rotacji, jest bowiem poczucie, że to, co robią, nie ma większego sensu.
- Culture (kultura) – etap, w którym zatrudnionemu zostaje przedstawiony jego najbliższy zespół, a także cała struktura organizacyjna. Dzięki niemu podwładny dowiaduje się, do kogo zwrócić się po pomoc czy akceptację wniosku urlopowego. Poznaje również politykę firmy, jej cele oraz wartości.
- Connection (relacje) – celem ostatniej grupy działań jest sprawienie, by pracownik zacieśnił więzi ze swoimi firmowymi kolegami i koleżankami – to zatem integracja i zadbanie o odpowiednią atmosferę.
Więcej o tym, jak prawidłowo przeprowadzić proces oboradingu, przeczytasz na stronie: onboarding nowego pracownika
Łatwiejszy onboarding pracownika z systemem HRM
Przyglądając się metodzie 4 C, nietrudno o wniosek, że bezpośredniego przełożonego nowego pracownika, a także cały dział HR, czeka ogromna ilość pracy. Ta mnoży się wraz ze skalą rekrutacji; firmy zatrudniające setki osób szkolą jednocześnie nawet kilkudziesięciu zainteresowanych. Z kolei te mniejsze nie zawsze mogą sobie pozwolić na poświęcenie „nowemu” tak wiele uwagi – bo wdrażający prawdopodobnie realizuje również inne zadania. Dlatego też dobrym rozwiązaniem, zarówno w przypadku małych, jak i średnich oraz dużych przedsiębiorstw, jest skorzystanie z systemu HRM.
Najlepiej wyposażone systemy oferują firmom dostęp do modułu onboardingu pracowników. Przykładem takiego narzędzia jest tomHRM, które automatyzuje ogromną liczbę procesów około HR-owych, w tym związanych właśnie z adaptacją nowych podwładnych. Platforma ułatwia organizację zadań osobom zaangażowanym we wdrożenie, umożliwiając np. tworzenie własnych ścieżek onboardingowych (planów) przypisanych do określonego stanowiska oraz działu. Można w nich zawrzeć takie kroki, jak:
- automatyczna wysyłka mejli,
- tworzenie stron z informacjami i dokumentami – np. powitalną, z przedstawieniem bezpośredniego przełożonego lub zbierającą wszystkie informacje na temat składania wniosków i innych kwestii formalnych,
- udostępnianie utworzonych stron,
- automatyczne przydzielanie zadań nowozatrudnionym i osobom zaangażowanym w proces onboardingu,
- tworzenie oraz udostępnianie ankiet i testów
- czy automatyczne zapisywanie na szkolenia.
W tomHRM możesz bezpłatnie przetestować wybrane przez siebie moduły, a zatem samodzielnie sprawdzić, jak prosty może być onboarding pracowników z wykorzystaniem odpowiedniego narzędzia!
